De forfaitaire vergoedingen die een werkgever aan zijn werknemer of bedrijfsleider toekent omdat deze laatste zijn eigen computer alsook internet aansluiting en abonnement gebruikt in het kader van telewerk, kunnen volgens de administratie zonder meer worden aangemerkt als een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, indien zij op maandbasis 40 euro netto overschrijden. Dat blijkt uit een recente fiscale circulaire over telewerk.
Wat word er verstaan onder telewerk?
Onder telewerk wordt verstaan: elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis of op incidentele basis buiten de die werkvloer worden uitgevoerd.
Op welk werk is dit van toepassing?
Deze circulaire heeft betrekking op het telewerk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer, gewoonlijk in zijn woonplaats, en dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen. Zij regelt dus niet de problematiek van werknemers die regelmatig of occasioneel , buiten de normale werkuren thuis werkten.
Worden niet beoogd:
- de zogenaamde mobile werknemers, nl. diegenen voor wie het mobile karakter integraal deel uitmaakt van hun functie.
- het welk dat wordt verricht in een satelliet kantoor van de werkgever, dit wil zeggen een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan zijn personeel ter beschikking stelt.
- de werkzaamheden uitgevoerd bij een klant, bij een leverancier, op een werf, enz…..
Terbeschikkingstelling informatica materiaal door werkgever
De circulaire heeft het over de fiscale gevolgen van de terbeschikkingstelling van informatica materiaal aan de werknemer of bedrijfsleider voor de uitvoering het telewerk. Onder informatica materiaal verstaat de circulaire:
- een computer, zowel de desktop als de draagbare pc’s (laptop) en de tablets, evenals de randapparatuur en noodzakelijke software voor de uitoefening van het telewerk.
- en internet aansluiting, zijnde alle apparatuur die verband houdt met de aansluiting van de PC op het internet ongeacht het gebruikte systeem (telefoonkabel, ADSL, televisiekabel).
- een internet abonnement, zijnde de versterking door een provider of versterker van toegang tot het internet (ADSL-abonnement, kabeltelevisie).
Terbeschikkingstelling
Aangezien het hier gaat om een ter terbeschikkingstelling van informaticamateriaal door de werkgever, is de werkgever geen eigenaar van het materiaal, noch titularis van het internetabonnement, nog schuldenaar van de internetfacturen.
Financiële tussenkomst vanwege werkgever bij telewerk
Tussenkomst van de werkgever voor het gebruik van een privé-internetaansluiting en –abonnement
Wanneer de werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat:
- de vergoeding bestemd is voor het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- die vergoeding ook daadwerkelijk aan bepaalde kosten is besteed.
Wanner het internet door de werkgever werkelijk wordt gebruikt in het telewerk (1ste bewijs), zal de administratie zich omwille van praktische redenen nochtans van onthouden om enige rechtvaardiging te vragen (2de bewijs) wanneer het bedrag van de tussenkomst van de werkgever forfaitair wordt vastgesteld op 20 euro per maand.
Wanneer het maandelijkse toegekende bedrag hoger is dan 20 euro en het voornoemde tweede bewijs niet wordt geleverd, wordt het belastbare gedeelte van een vergoeding, nl. het gedeelte van de vergoeding dat 20 euro overschrijdt, onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing.
Tussenkomst van de werkgever voor het gebruik van een privécomputer
De hiervoor vermelde bepalingen in geval van tussenkomst van de werkgever voor het gebruik van een internetaansluiting en -abonnement, zijn hier ook van toepassing.
De administratie zal er zich van onthouden om enige rechtvaardigheid te vragen wanneer het bedrag dan de tussenkomst (voor de computer) forfaitair wordt vastgelegd op 20 euro per maand.
Telewerk sociaal bekeken
In zijn “Instructie aan de werkgevers” vermeldt de RSZ een lijst van “forfaitaire bedragen” die op sociaal gebied als een vrijgestelde “terugbetaling van kosten” kunnen worden beschouwd en welke voorwaarden daartoe moeten worden nageleefd. Uit deze lijst blijkt dat voor de RSZ, wat specifiek de “bureaukosten” van “telewerkers” betreft, een vrijgestelde vergoeding aanvaardbaar is gelijk aan “10% van het brutoloon”, met dien verstande dat ” het brutoloon beperkt is tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk”.
Ter herhaling: wat de “bureaukosten” van (andere) werknemers betreft “die een deel van hun werk thuis doen”, aanvaardt de RSZ een vrijgestelde vergoeding van “117,27 euro per maand” (ter dekking van de kosten “voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap,…”) Dat forfait mag alleen worden toegekend aan werknemers “die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen”. Voor werknemers die “bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als het uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken”.
Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur houdt dat in dat het forfait niet wordt aanvaard “wanneer het gaat om een werknemer die de maximale wettelijke arbeidsduur die voor hem geldt bijna uitsluitend verricht op een werkplek ingericht door de werkgever”. Op fiscaal gebied is op dit punt geen vergelijkbaar forfaitair bedrag bekend.