U krijgt een fiscale controle en men vraagt u om het kasboek en het dagontvangstenboek voor te leggen. Wat is het verschil?
Kasboek
De boekhoudwetgeving verplicht u om een aankoopdagboek, een verkoopdagboek en een financieel dagboek bij te houden. Het financieel dagboek bestaat uit de bankuittreksels en het kasboek. In het kasboek worden de kasbewegingen bijgehouden, zowel in als uit, dus zowel bijvoorbeeld contante betalingen van klanten en geld dat u van uw rekening haalt en in de kassa stort, als de cashbetaling van een leverancier of geld dat u uit de kassa neemt voor privé- uitgave.
TIP: een kasregister, dus een echt kassasysteem is niet verplicht. Heeft u slechts weinig contante verrichtingen, dan mag u uw contant geld ook gewoon in een kistje bewaren.
Moet het digitaal? U mag kiezen tussen een kasboek op papier of een elektronisch systeem. Van een elektronisch systeem moet u wel garanderen dat u de cijfers die u al ingeschreven heeft niet meer achteraf kunt veranderen. Een kasboek in Excel op uw pc volstaat dus niet.
Dagonvtangstenboek
De btw- wetgeving verplicht u om een dagontvangstenboek te hebben als u contante verkopen heeft, d.w.z. verkopen zonder factuur. Het gaat over alle duidelijkheid niet enkel om de verkopen die cash betaald worden, en dus in het kasboek komen, maar ook om verkopen zonder factuur doe met een bankkaart betaald worden, en dus niet in het kasboek komen.
TIP: U moet uw contante verkopen niet in een dagontvangstenboek noteren wanneer u gebruik maakt van een geregistreerd kassasysteem, beter bekend als de witte kassa, of toepassing maakt van een btw- forfait.
Moet het digitaal? Neen, net zoals het kasboek mag u het dagontvangstenboek op papier of elektronisch bijhouden. Een papieren boek mag niet losbladig zijn, terwijl een elektronisch dagontvangstenboek moet beantwoorden aan technische voorschriften om de onomkeerbaarheid van de inschrijvingen te garanderen. U bent wel vrij om te kiezen welke software u gebruikt- er blijken wel verrassend weinig programma’s op de markt- en op welke drager u de gegevens opslaat.
Hoe invullen? Elke dag moet u uw ontvangsten van die dag in het dagontvangstenboek inschrijven, uitgesplitst per btw- tarief. Heeft u een kasregister, dan volstaat het om de totalen per btw- tarief over te nemen. U moet de kasrolletjes bijhouden zodat de fiscus die totalen kan controleren.
Let op: Verkopen van meer dan € 250,00 inclusief btw moet u apart inschrijven in het dagontvangstenboek, met een omschrijving van de verkochte goederen, tenzij die reeds op de kastickets staat.
Volstaat één boek?
In principe wel. Het kasboek is dus niet hetzelfde aks het dagontvangstenboek, maar u mag beide boeken wel combineren in één boek. Alleen moet uw kasboek dan voldoen aan alle voorwaarden voor een dagontvangstenboek en omgekeerd. Maar het kan overzichtelijker zijn om aparte boeken bij te houden.